我的角色
UX Research, UI/UX Design, Prototype Testing
時間
2020年8月 - 2021年10月
簡介
Tchat 是一款專為台灣中小企業設計的聊天與任務管理軟體，洞察到中小企業喜歡用賴、Wechat等聊天軟體交辦任務，但聊天軟體並非為工作而設計，衍生出忘記做、任務被訊息洗掉等問題，而專業軟體對一班員工又太過複雜，因此 Tchat 在傳訊息時能藉由Ai辨識聊天內容，一鍵新增為任務，並提供任務管理功能。
RESEARCH
為了瞭解中小企業使用任務管理軟體的情形，我找了 5 位用戶進行深入訪談，並得知了：
1. 用戶從接到任務到完成任務的完整過程。
2. 為何目前市面上的任務管理軟體不適合中小企業用戶。
3. 用戶使用任務管理軟體時碰到的挫折。
DEFINE
擅自分類使用戶混亂
用戶表示，市面上任務管理軟體通常有一套自己的清單分類方式，或公司為了方便管理把任務分類，但其實每個用戶的工作內容、方式都不同，所以會有自己喜愛的分類方式，擅自分類不僅無法滿足需求，複雜的類別反而增加了新用戶的學習門檻，即便是 Trello 的 board 也有用戶表示複雜不喜歡使用。
不分類難以檢視繁雜的任務
Tchat 目前並沒有任何分類方式，雖然簡單直覺，但中小企業用戶的任務雜而多，有受訪者提到一天最多可能有約30 到 40 個小任務要處理，不分類的話用戶很難檢視。
過多複雜的功能
5位用戶中有 3 位提到，公司曾經想使用任務管理軟體如 Trello、Jira 等，卻推行失敗或員工不樂意使用，最大的問題是中小企業年齡層偏高，科技接受度低，且工作任務雜而快速，專業軟體大多有著複雜的功能架構，並有著一套需要花時間理解的分類、使用邏輯，學習成本實在太高太麻煩。
挑戰
1.如何一目瞭然呈現任務，並讓用戶依自己習慣、喜歡的方式為任務分類。
2.如何只保留工作上必要、用戶易理解的功能，並以最簡單快速的方式，新增並管理任務。
IDEATE
分類方式
我發現所有受訪者有個共通點是，收到任務後，一定會依照自己的工作習慣先分類，再決定該從何開始執行，因此試著將這個習慣設計成分類功能。
因此如果能在新增任務時，讓用戶新增標籤做分類，並透過 Filter 快速檢視不同分類的任務，不僅讓使用者依自己的喜好分類，又不會讓流程複雜化。
任務管理功能
我整理出受訪者提到真的有使用需求的功能，幫助我在設計時了解該提供哪些功能。
TESTING
Prototype
我根據上述功能請使用者進行流程測試，了解用戶能否簡單直覺的使用、功能是否滿足他們任務管理的需求。用戶表示這些功能都很必要且常用，但介面設計上有些地方令人困惑，導致操作失誤。因此我將用戶給的回饋依各個功能分類，並開始針對易用性不佳的部分進行迭代修正。
ITERATION
標籤 & Filter
1. 預設標籤
原本直接將 priority , importance 共六個預設標籤排列在下方，之後則是用過的標籤，但預設標籤佔了相當大的空間，因此我改為點擊預設標籤後再跳出不同程度的選項，測試過程中用戶也都能成功點選。
2. 新增紐、已選標籤位置調整
用戶表示，輸入完標籤名稱後就以為新增成功了，不知道還要點選下方的按鈕，我認為可能是輸入欄和下方按鈕很難產生對應關係，因此將新增標籤從下方移到了輸入匡中，提升對應性。此外為了防止選擇太多標籤時輸入欄變得太大，已選擇的標籤改在下方顯示。
3. 篩選按鈕修正、新增日期篩選
測試過程中我發現 Filter 的 icon 對用戶來說較難理解，因此以文字輔助說明，而用戶也提到除了指派人、標籤的篩選方式外，很多人是按照日期順序在執行任務的，因此希望能有日期的篩選方式。
4. 日期顯示
原本日期以滑動的方式選取，但如果用戶要選好幾天以後的任務就得滑好幾次，相當不便。於是我改以日曆的方式選取，可以一鍵選取日期、快速切換月份。提醒和重複的選項也以清單的方式直接顯示，而不用滑動。
FINAL DESIGN
任務功能
標籤
用戶可以在輸入欄新增標籤，或搜尋用過的標籤，下方也有 Priority, Importance 的預設標籤和最近使用的標籤讓用戶快速選取。
FILTER (篩選)
透過指派人、日期、標籤三種 Filter 快速檢視不同類別的清單
BONUS
終止任務
測試中用戶還提到，工作上他們通常是不敢刪除任務的，即便任務終止了也必須留下紀錄，也會有重新執行以前終止的任務的情況發生，因此我將刪除的按鈕改為終止，終止的任務以灰色狀態顯示，並且可以隨時重啟。
任務日期功能
CONCLUSIONS
用戶的正面回饋
1.篩選的設計對於任務的分類、搜尋是很有幫助的，
2.用戶也認為預設標籤讓分類方便不少，適合個人的分類使用。
3.日曆讓用戶能一目瞭然直接點選，不用更多額外的操作。
專案學習 / 下一步
1.由於標籤分類、篩選的測試是以請使用者完成任務的方式而非在自然的工作情境下進行，可能預設了用戶的操作，用戶也表示如果在沒有任何教學的情況下自己可能不會這樣使用，因此我認為需要讓標籤分類、篩選的流程更直覺並以更符合實際情境的測試、開放式問題觀察用戶會怎麼做。
2.用戶也提到標籤作為個人使用是方便的，但在團隊任務的情況則會因每個人命名、使用標籤的方式不同而造成混亂，因此該思考如何讓團隊共同使用。
